Virtual Laundry Modules
De Virtual Laundry modules vormen een flexibel systeem dat eenvoudig kan worden aangepast aan de unieke behoeften van elke wasserij.
Ontdek de module demoPlanborden
Per soort wasgoed zoals bedrijfskleding of horeca worden planborden gekoppeld. Voorafgaand aan dit proces wordt gekeken hoe laat de was op de planborden verwerkt moet zijn om op tijd klaar te zijn voor de vertrekkende route. Door deze opzet worden (nieuwe) klanten automatisch ingepland op basis soort wasgoed en het routeschema.
Voortgang van voorgaande planborden is zichtbaar en planborden kunnen op elkaar worden afgestemd, zodat bijvoorbeeld de inpakafdeling pas start wanneer alle voorgaande afdelingen zijn afgewerkt.
Routeschema's
Met onze routeschema's kunt u eenvoudig alle benodigde informatie voor routes en chauffeurs beheren. U kunt begintijden, laad- en lostijden en eindtijden invoeren. De module biedt ruimte voor adresgegevens, telefoonnummers en chauffeur notities. Per afdeling geeft u de frequentie halen en/of brengen aan of bijvoorbeeld een belklant. Daarnaast kunt u aangeven welke verpakking en soorten wasgoed betrokken zijn. De routes vormen de start van uw productieproces wat doorgevoerd wordt in de planborden.
ERP productie
Pakbon
In de productie kunnen op de pakbon aantallen artikelen of kilogrammen per klant afdeling worden ingevoerd op de Planborden. Deze invoer kan op meerdere werkplekken plaatsvinden, waarbij het systeem automatisch het gemiddelde van de laatste vijf leveringen bijhoudt en afwijkingen signaleert. Pakbonnen kunnen op maat worden ontworpen met logo's en lay-outs per klant, en kunnen zowel individueel als in bulk voor meerdere klanten of volledige routes worden afgedrukt. Ook is het mogelijk om aantallen op bewoners/dragers niveau registreren.
Instructies
Per klant/afdeling en machine/handeling kunnen instructies worden aangemaakt. Deze instructies kunnen volledig worden opgemaakt. Ook kunnen er plaatjes/foto’s/filmpjes worden bijgevoegd in de instructie. Deze instructies worden op de planborden weergegeven. Naast bovenstaande instructies kan men binnen Virtual Laundry ook meldingen ingeven. Deze melding kan bijvoorbeeld een klacht van een klant zijn waarbij extra alertheid van een personeelslid vereist is. Deze meldingen kunnen worden weergegeven op één of meerdere planborden, het routeschema, de pakbon of de factuur.
Barcode/Chip
In de module Barcode/Chip registratie kunnen barcodes en chips worden gescand, aangemaakt, en geprint, op afdeling, drager- of bewonersniveau. Het systeem ondersteunt zowel barcodes als chips, die door elkaar gebruikt kunnen worden. Naast in- en uitscannen kunnen ook sorteerslagen worden uitgevoerd en (automatische) seinen worden gezet, met de mogelijkheid om een scan volgorde in te stellen. Scans kunnen worden toegewezen aan pakbonnen en worden geprint voor facturering. Het aanmaken van pakbonnen wordt door scan- en seinhandelingen en het los berekenen van een scan geautomatiseerd. Alle bovengenoemde scanfuncties kunnen eenvoudig beschikbaar worden gesteld voor de klant van de wasserij zodat dit uitbesteed kan worden.
Berekenen reparaties
Met de module “berekenen reparaties” kunnen reparaties automatisch in rekening worden gebracht. Men kan hierbij kiezen of het als vast bedrag berekend dient te worden of dat de reparatie per minuut berekend wordt.
Automatische seinen
De module automatische seinen plaatst na een X-aantal wasbeurten automatisch een sein op een barcode/chip. Per klant kan een scanpositie en type sein worden gekozen. Ook kunnen barcodes/chips automatisch inactief worden gemaakt. Bij mutaties, zoals een drager die van afdeling verhuist, kan automatisch een sein als "omlabelen" worden geplaatst.
Mobiel scannen
Buiten het scannen in de wasserij, is het eveneens mogelijk dat op locatie (bijvoorbeeld bij een klant) barcodes/chips worden gescand, aangemaakt of bewoners/dragers worden gemuteerd. Het enige wat hiervoor nodig is, is een computer met internetverbinding! U als wasserij bepaald zelf welke functionaliteiten uw klant beschikbaar krijgt. Met de VL-App is het ook mogelijk om mobiel te scannen voor activiteiten zonder internetverbinding.
Bewoners/Dragers sorteer
De sorteermodule is ontworpen om naadloos samen te werken met verschillende sorteersystemen, zoals sorteerkasten, carrousels of rekken. U kunt vooraf instellen hoe het systeem moet sorteren, zodat de workflow geoptimaliseerd is voor uw specifieke machines. Medewerkers hebben real-time overzicht van de voortgang van gescande artikelen en hun huidige locatie in het proces, wat zorgt voor een soepel en overzichtelijk sorteerproces.
ERP Administratie
Facturatie
De facturatiemodule genereert op basis van pakbonnen facturen. Naast artikelen en kilogrammen die geregistreerd zijn kunnen vaste kosten zoals transportkosten en minimum bedragen ingesteld worden voor routes of facturen per klant worden ingesteld. Klanten kunnen een gepersonaliseerde factuurlay-out krijgen, met de mogelijkheid om facturen digitaal te versturen in PDF, XML, Peppol of X-Rechnung. Bovendien kunnen debiteuren en financiële boekingen geëxporteerd worden naar elk gewenst boekhoudpakket.
Vaste leveringen
Deze module stelt u in staat om vaste leveringen per klant of afdeling in te voeren, het aantal stuks van artikelen per dag/route. Als niet alles kan worden geleverd, houdt het systeem de openstaande mutaties bij en verrekent deze automatisch bij de volgende levering. Artikelen kunnen als bundels worden geleverd, waarbij het systeem rekening houdt met het aantal te leveren bundels. Tellingen/bestellingen van klanten kunnen worden doorgegeven en zijn verplicht voordat een paklijst kan worden afgedrukt, met real-time updates op de werkvloer. Indien het linnen is voorzien van een chip kunnen inkomende tellingen automatisch worden verwerkt op de pakbon.
Kleding voorraad beheer
Deze module beheert de kledingvoorraad om te zorgen dat klanten altijd toegang hebben tot de benodigde kleding. Klanten kunnen hun voorraad zelf beheren via de webportal, waar ze ook bestellingen kunnen plaatsen. Per artikel wordt aangegeven of het een bestelartikel betreft, inclusief kleuren, maten en kwaliteiten. Bestellingen worden automatisch verwerkt, inclusief barcode-printen en voorraadupdates.
Rapporten/Data-analyse
Virtual Laundry biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden met ongeveer 200 verschillende rapporten die eenvoudig kunnen worden geëxporteerd naar Excel of afgedrukt als PDF en direct worden gemaild. Middels de data-analyse kunnen we samengestelde tabellen en analyses creëren die real-time inzicht bieden. Deze rapporten en analyses kunnen op maat worden ontwikkeld.
Bewoners/Dragers beheer
Deze module biedt uitgebreide tools voor het beheer van bewoners en dragers in uw wasserij, zodat u eenvoudig de benodigde gegevens van barcodes/chips en facturatie per bewoner kunt instellen. Het systeem genereert automatisch facturen op basis van vooraf ingestelde opties, met mogelijkheden voor volledige, gedeeltelijke, of geen doorbelasting. Op de werkvloer kunnen pakbonnen per bewoner worden aangemaakt en in bulk afgedrukt, wat de efficiëntie van het proces verhoogt.
Webportal
Met deze module heeft de klant van de wasserij toegang tot een afgeschermd deel van zijn gegevens. De wasserij kan hierbij bepalen welke functionaliteiten die klant hierbij ter beschikking mag hebben. Enkele functionaliteiten zijn het opvragen van rapporten, tellen en bestellen, aanmaken van barcode/chips, beheer van bewoners/dragers en het voorraad beheer.
Externe toegang Backoffice
Met de Externe login kunnen klanten toegang krijgen tot de backoffice van de wasserij, waarbij lees- en schrijfrechten kunnen worden ingesteld om te bepalen wat ze mogen doen. Klanten kunnen rapporten ophalen zoals de wasserij zelf, wat de administratieve last verlicht. Ze kunnen ook zelf dragers, kasten, vakken en barcodes beheren/aanmaken. Daarnaast kunnen klanten grids exporteren naar Excel om de actuele dragers of gevulde kasten/vakken te bekijken, zonder tussenkomst van de wasserij.
Monitoring
Rapporten/Data-analyse
Virtual Laundry biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden met ongeveer 200 verschillende rapporten die eenvoudig kunnen worden geëxporteerd naar Excel of afgedrukt als PDF en direct worden gemaild. Middels de data-analyse kunnen we samengestelde tabellen en analyses creëren die real-time inzicht bieden. Deze rapporten en analyses kunnen op maat worden ontwikkeld.
Kostprijs/Productie-monitoring
De kostprijs module van Virtual Laundry biedt gedetailleerd inzicht in de kosten per artikel, productiestroom, klant en klantgroep, wat helpt bij het evalueren van prestaties en het bepalen van optimale prijzen. Het systeem laat zien welke klanten en artikelen winstgevend zijn en welke niet. Klantcalculaties kunnen worden uitgevoerd om de impact van potentiële klanten te beoordelen. De productie monitoring stelt gebruikers in staat om normen per afdeling te bepalen en veranderingen in de wasserij te simuleren.
Bi-Module
Business intelligence in de wasserij verbetert de operationele efficiëntie door real-time gegevensverwerking van kledingvoorraden, leveringen en productieprocessen. Door met BI dynamische gegevens te vergelijken en analyseren, kunnen we trends identificeren en toekomstige veranderingen, zoals nieuwe klanten of machines, voorspellen.